Antrag: Digitaler Prozess zur Abrechnung von Sitzungsgeldern

Digitaler Prozess zur Abrechnung von Sitzungsgeldern

Sehr geehrter Herr Berkel,
sehr geehrter Herr Bürgermeister Kravanja,
wir bitten Sie, folgenden Antrag im Rahmen eines Tagesordnungspunktes in der nächsten
Sitzung des Ausschusses für Wirtschaftsentwicklung und Digitalisierung sowie im Anschluss
im Rat der Stadt Castrop-Rauxel beraten zu lassen:
Beschlussvorschlag:
Die Verwaltung wird beauftragt, einen digitalen Prozess zur Abrechnung von Sitzungsgeldern
und Fahrtkosten für Sachkundige Bürgerinnen und Bürger zu entwickeln und umzusetzen. Ziel
ist die Einführung eines webbasierten Systems, das eine effiziente und transparente
Bearbeitung ermöglicht.
Das System soll insbesondere folgende Punkte berücksichtigen:

• Webportal zur Erfassung und verbindlichen Bestätigung der Anwesenheiten durch die
  Fraktionen sowie Schriftführenden
• Automatisierte Berechnung der Sitzungsgelder und Fahrtkosten
• Digitale Übermittlung der Abrechnungsdaten an die Verwaltung
• Digitale Sichtkontrolle und Freigabefunktion innerhalb der Verwaltung
• Automatisierte Auszahlung nach Freigabe
• Datenschutzkonforme Speicherung aller relevanten Informationen
• Bereitstellung einer Übersicht für Sachkundige über ihre Teilnahmen und
  Abrechnungen

Begründung:
Die bisherige papierbasierte Abrechnung der Sitzungsgelder ist mit einem hohen
Verwaltungsaufwand verbunden, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß. Eine digitale
Lösung bietet zahlreiche Vorteile:

• Vereinfachung und Beschleunigung des Abrechnungsprozesses
• Minimierung von Übertragungsfehlern
• Entlastung der Verwaltung
• Erhöhte Transparenz für Sachkundige Bürgerinnen und Bürger
• Einsparung von Papierressourcen und damit ein Beitrag zum Umweltschutz

Die Digitalisierung dieses Verfahrens entspricht dem Ziel der Stadt Castrop-Rauxel, interne
Abläufe zu modernisieren und den Servicegrad für Bürgerinnen und Bürger zu erhöhen.
Die Verwaltung wird gebeten, dem Rat innerhalb von drei Monaten ein Umsetzungskonzept
mit Zeitplan und Kostenschätzung vorzulegen.

Mit freundlichen Grüßen